Masalah
Masalah merupakan kesenjangan antara das sollen atau teori dengan das sein atau fakta empiris; antara yang ditetapkan sebagai kebijakan dengan kenyataan implementasi kebijakan. Dalam masalah terdiri dua jenis masalah, yaitu:
1. Masalah Sederhana (Simple Problem),
Ciri dari masalah sederhana adalah, berskala kecil, berdiri sendiri (kurang memiliki sangkut paut dengan masalah lain), tidak mengandung konsekuensi yang besar, pemecahannya tidak memerlukan pemikiran luas dan mendalam.
Pemecahan masalah dilakukan secara individual. Teknik yang biasa digunakan, dilakukan atas dasar intuisi, pengalaman, kebiasaan dan wewenang yang melekat pada jabatannya
2. Masalah Rumit (Complex Problem),
Ciri dari masalah rumit adalah, berskala besar, tidak berdiri sendiri (memiliki kaitan erat dengan masalah lain), mengandung konsekuensi besar, pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analitis.
Pemecahan masalah dilakukan secara kelompok yang melibatkan pimpinan dan segenap staf pembantunya. Jenis dari masalah ini adalah masalah yang terstruktur (struktur problems) dan masalah yang tidak terstruktur (unstructured problems).
a. Masalah yang Terstruktur,
Merupakan masalah yang jelas faktor penyebanya, bersifat rutin dan biasanya timbul berulang kali sehingga pemecahanya dapat dilakukan dengan teknik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetitif dan dibakukan. Sifat pengambilan keputusannya adalah. relatif lebih mudah atau cepat, salah satu caranya dengan penyusunan metode, prosedur, atau program tetap.
b. Masalah yang tidak Terstruktur,
Merupakan penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak rutin, tidak jelas faktor penyebab dan konsekuensinya, serta tidak repetitif. Sifat pengambilan keputusannya adalah, relatif lebih sulid dan lebih lama, diperlukan teknik pengambilan keputusan yang bersifat non-programmed decision-making.
Pendefinisian Masalah
Setelah mengenal jenis masalah tersebut, maka akan dilakukan pendefinisian masalah. Dimana di dalam masalah tersebut terdapat komponen-komponen diantaranya, tantangan, tujuan dan peluang. Berikut cara pendefinisian masalah yang baik:
- Fakta dipisahkan dari opini atau spekulasi. Data objektif dipisahkan dari persepsi.
- Semua pihak yang terlibat diperlakukan sebagai sumber informasi.
- Masalah harus dinyatakan secara eksplisit atau tegas, untuk menghindarkan dari pembuatan definisi yang tidak jelas.
- Definisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas adanya ketidak-sesuaian antara standar atau harapan yang telah ditetapkan sebelumnya dan kenyataan yang terjadi.
- Definisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas, pihak-pihak yang terkait atau berkepentingan dengan terjadinya masalah.
- Definisi yang dibuat bukanlah seperti sebuah solusi yang samar.
Penyelesain Masalah
Penyelesaian atau pemecahan masalah adalah bagian dari proses berpikir. Sering dianggap merupakan proses paling kompleks diantara semua fungsi kecerdasan, pemecahan masalah telah didefinisikan sebagai proses kognitif tingkat tinggi yang memerlukan modulasi dan kontrol lebih dari keterampilan-keterampilan rutin atau dasar. Proses ini terjadi jika suatu organisme atau sistem kecerdasan buatan tidak mengetahui bagaimana untuk bergerak dari suatu kondisi awal menuju kondisi yang dituju. Berikut beberapa teknik pemecahan masalah:
1. Curahan Pendapat (Brainstorming) dan Konsensus.
Suatu metode untuk menghasilkan ide gagasan yang banyak mengenai topik tertentu secara kreatif dan efisien. Penyampaian ide-ide dilakukakn melalui proses yang bebas dari penilaian dan kritik.
Prosesnya:
- Topik atau masalah dirumuskan dan ditulis dengan jelas
- Tiap anggota tim secara bergantian memberikan idenya. Tak ada penilaian atau kritik
- Begitu ide disampaikan ditulis pada kertas flipchart atau papan tulis dengan huruf yang dapat dibaca.
- Demikian proses penyampaian ide terus berlangsung sampai ide tersebut habis.
- Jika diperlukan, lakukan klarifikasi, penyederhanaan dan kombinasi.
Keunggulan Brainstorming:
- Adanya spektrum pengetahuan yang lebih luas.
- Pencarian alternatif keputusan lebih luas & variatif.
- Adanya kerangka pandangan / perspektif yang lbh lebar.
- Resiko keputusan ditanggung kelompok.
- Karena keputusan kelompok, setiap individu termotivasi untuk melaksanakan (shared value ) .
- Dapat terwujudnya kreativitas & inovasi yang lbh luas, karena adanya berbagai pandangan.
Kelemahan Brainstorming
- Memakan waktu dan biaya lebih.
- Efisiensi pengambilan keputusan menurun.
- Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
- Bila ada anggota yang dominan, keputusan bukan mencerminkan keinginan kelompok.
Konsensus
Ide pokok dari konsensus adalah, kesepakatan tentang masalah dan cara pemecahan. Sangat efektif digunakan jika mereka yang terlibat memiliki pengetahuan yang relatif sama.
2. Penggunaan Kriteria dan Pembobotan.
Metode yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi & memilih alternatif keputusan terbaik. Digunakan kriteria dan bobot dengan angka-angka (skoring).
Manfaatnya, dapat mengurangi subyektivitas sehingga penilaian dapat menjadi lebih obyektif, serta dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti pemilihan alternatif proyek, pemilihan pegawai teladan dsb.
3. Teknik Moderasi (Moderation Technique).
Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah pengakhiran atau pemutusan dari suatu proses pemikiran untuk menjawab suatu pertanyaan, khususnya mengenai suatu masalah atau problema.
Pengambilan keputusan merupakan proses pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, mulai dari identifikasi dan perumusan masalah, pengumpulan dan penganalisaan data dan informasi, pengembangan dan pemilihan alternatif, serta pelaksanaan tindakan yang tujuannya untuk memperbaiki keadaan yang belum memuaskan.
Keputusan lahir dari suatu proses yang rumit, diskusi intensif, berpikir bersama, dan brain storming mendalam dengan analisis yang tajam, multi dimensional atau interdisipliner . Pengambilan Keputusan
Tipe Keputusan
1. Keputusan terprogram (terstruktur)
- Dibuat menurut kebiasaan, aturan, prosedur; tertulis maupun tidak.
- Bersifat rutin, berulang-ulang.
2. Keputusan tak terprogram (tidak terstruktur)
- Mengenai masalah khusus, khas, tidak biasa
- Kebijakan yang ada belum menjawab.
- Mis. pengalokasian sumber daya.
Teknik Keputusan Terprogram
1. Tradisional
- Kebiasaan.
- Mengikuti prosedur baku.
- Saluran informasi disusun dengan baik.
2. Modern
- Menggunakan teknik “operation research”:
Simulasi komputer.
- Berdasarkan pengolahan data berbantu komputer.
Teknik Keputusan tidak Terprogram
1. Tradisional
o Kebijakan intuisi berdasarkan kreativitas.
o Coba-coba (trial n error ) .
o Seleksi dan latihan para pelaksana.
2. Modern
o Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada :
- Latihan pembuatan keputusan.
- Penyusunan program komputer empiris.
Ciri Keputusan yang Baik:
• Berkaitan langsung dengan sasaran dan tujuan.
• Rasional / logis dalam arti menuntut pendekatan ilmiah.
• Mudah & dapat dilaksanakan (feasible, executable ) .
• Dapat difahami dan diterima semua pihak ( acceptable ) .
• Menggabungkan pendekatan teori, kemampuan berpikir dan pengalaman.
• Tepat waktu dalam arti jangan mengambil keputusan kalau memang belum perlu.
